Brèves de séminaires

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Episode 2 : Un petit défaut d’organisation

Un petit problème d'organisation

Posté le 19 avril 2010 à 17h29

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Présentation de l’équipe Séminaires Solutions

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bestwesternDepuis quelques semaines, nous partageons avec vous des informations sur l’organisation de séminaires, il est donc l’heure de nous connaître un peu mieux…

L’équipe est composée de 12 personnes : Alexandra L, Alexandra F, Nihel, Rachida, Stéphane, Thomas, Sophie, Isabelle, Zahia, Delphine, Christine, Patricia

Passionnés par l’hôtellerie et le monde du tourisme en général, notre équipe se met à votre disposition pour faire de vos séminaires des moments distingués et uniques.

Nous sommes là pour vous donner des conseils personnalisés sur l’organisation de vos séminaires en France. Pour plus d’efficacité et de réactivité, nous avons scindé notre équipe en deux parties, l’une s’occupe du développement commercial de Séminaires Solutions et l’autre est dédiée à l’organisation de séminaires et donc en contact permanent avec tous nos hôtels.

Afin d’être au plus proche de vous, et pour souder encore davantage notre équipe, notre dernier Séminaire Commercial à Arles fin Août 2009 nous a permis de faire le plein d’énergie pour la rentrée. Descente en Canoë du petit Rhône et VTT à travers la Camargue, un séjour rempli de sensation qui nous a prouvé encore une fois que nous sommes une équipe unie et que nous aimons réellement travailler ensemble au quotidien !

Posté le 21 octobre 2009 à 16h19

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Mise en place d’un rétro-planning

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Dans la boite à outils aujourd’hui, une astuce que l’on ne peut pas néglier pour organiser son séminaire en temps et en heure, sans rien oublier: le rétro-planning.

Pensez à vous fixer une date butoir pour chaque étape de l’organisation de votre séminaire, ce qui vous permettra de gérer votre temps de manière efficace.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de rétro-planning sur lequel vous pourrez vous baser.

1

 Rédaction du cahier des charges / choix des dates J-90

2

 Demande de devis (lieux, activités) J-90

3

 Réservation ferme du lieu J-60

4

 Rédaction du pré-programme / contenu / emploi du temps J-45

5

 Définition et recherche des intervenants (experts, animateurs, documentation) J-45

6

 Outils de communication (affiches, invitations) J-45

7

 Création du fichier invitation / Validation des listes J-45

8

 Envoi des invitations / convocations J-30

9

 Recueil des inscriptions / relance J-20

10

 Envoi du planning aux participants +  l’accès au lieu J-20

11

 Confirmation auprès des intervenants J-20

12

 Envoi de la rooming list + choix des menus + horaires J-15

13

 Envoi des documentations + cadeaux sur les lieux J-8

14

 Arrivée sur place : contrôle de la signalétique et de la logistique J-1

15

 Point avec les prestataires J-1

Si vous avez, vous aussi vos astuces pour gérer le planning de votre séminaire et son organisation, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.

Posté le 7 septembre 2009 à 16h35

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Elaborer votre budget

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Après avoir vu comment bien choisir sa prestation, il est primordial d’élaborer correctement son budget et de penser aux petits détails qui font du bien au porte-monnaie.

Vous trouverez ci-dessous une liste de points essentiels pour que votre séminaire se déroule de manière idéale, et pour éviter de dépenser inutilement, pour cela un seul conseil : Anticipez les moindre détails!!

Définissez donc à l’avance :

  • L’hébergement / Le lieu où vous souhaitez vous rendre
  • La restauration
  • Les activités  (Sport, spectacles et animations  )
  • Le transport / transfert des participants
  • Les cadeaux pour les participants

Dans tous les cas, prévoyez toujours une marge pour les frais supplémentaires sur place. N’oubliez pas non plus les frais additionnels ou détails qui peuvent être oubliés:

  • La sécurité (gardien, vigile)
  • La souscription d’une assurance
  • Les droits réservés à la Sacem en cas de soirée dansante
  • Le matériel (sonorisation, présentoirs…)
  • Allez vous sous-traiter en partie (traiteur, activité, musique) ou dans l’intégralité (agence événementielle)

Notez que certains hôtels ont un service commercial qui peut prendre en charge une grande partie de l’organisation et ainsi vous permettre un gain de temps et d’argent.N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !

Posté le 7 septembre 2009 à 15h45

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