1. Choisir le type de manifestation à organiser c’est choisir ses objectifs !

• Journée de travail, séminaire résidentiel, convention, incentive…
• L’objectif de la manifestation, informer, stimuler, faire réfléchir, former, récompenser

2.  A quel public vous souhaitez vous adresser ?

• Séminaire de direction, incentive pour les commerciaux, séminaire clients

3. Fixer le nombre de participant pour cibler vos besoins :

• Un hôtel avec un nombre de chambres suffisantes pour les séminaires résidentiels
• Un hôtel avec des salles adaptées au nombre de participants en terme d’espace et de confort.

4. Le choix de l’hébergement :

• En fonction du type d’événement et de l’objectif visé (être isolé est plus productif).
• De même en  fonction de la typologie des participants ils peuvent peut-être partager une chambre (très tendance, un hôtel plus haut de gamme, mais 2 par chambre)

5. Le lieu géographique et la région de l’hébergement :

• En fonction de l’origine géographique de vos participants et de l’objectif du séminaire, vous pouvez choisir l’hébergement à proximité d’une gare ou d’un aéroport, isolé ou non.

6. Les dates de la manifestation :

• Faites vos réservations au minimum 3 mois à l’avance ! Plus vous serez organisé tôt, plus votre séminaire à des chances d’être une réussite.

7. Budget et standing

• Pour élaborer votre budget, déterminez si vous souhaitez un séminaire haut de gamme  dans un hôtel 4 ou 5 étoiles.
• Le budget sera en fonction du nombre mais aussi du type de participants.

8. Les salles

• Le besoin en salles est déterminé par le nombre de participants et le type de manifestation
• Qu’elles soient à la lumière du jour ou non (certains orateurs exigent la chose) et enfin la disposition des tables. Pensez aux bouteilles d’eau pour les orateurs et participants.

9. Les équipements spécifiques

• N’oubliez pas de déterminer si vous avez besoin d’équipements techniques supplémentaires et les solutions en cas  de panne technique (vidéoprojecteur, ordinateur portable etc.…)

10.  Activités annexes

• Généralement, et même si depuis quelques mois la partie ludique disparaît  pour des raisons                budgétaires, il est courant de créer une émulation pour souder les équipes.
• Cependant faites attention, certaines activités ne sont pas compatibles avec toutes les « classes d’âge et de sexe »