organisation | séminaire | solution | transport
La situation géographique des participants est un point auquel il faut penser lors de l’organisation de votre séminaire. Un détail qui n’en est pas vraiment un puisqu’il peut vous permettre de réaliser une belle économie d’argent.
Avant tout, réfléchissez à l’endroit d’où viennent les participants et par quel moyen de transport ils se rendront sur le lieu du séminaire. Quelques points essentiels à retenir :
Si les personnes viennent individuellement :
- Fournir les indications les plus précises possibles aux participants
- Eventuellement, réservez vous même des billets de train ou d’avion
Si les participants viennent en groupe :
- Prévoir le transport ou les acheminements : train, avion, autocar
- Prévoir les lieux et horaires de RDV
Pour le transfert :
- Penser au lieu de RDV
- Définir un timing précis
- Réservez à l’avance les navettes ou autocars
Enfin, n’oubliez pas de donner votre numéro de téléphone ou celui du responsable de l’organisation sur place, aux participants et intervenants !
organisation | planning | prestation | séminaire | solution
Dans la boite à outils aujourd’hui, une astuce que l’on ne peut pas néglier pour organiser son séminaire en temps et en heure, sans rien oublier: le rétro-planning.
Pensez à vous fixer une date butoir pour chaque étape de l’organisation de votre séminaire, ce qui vous permettra de gérer votre temps de manière efficace.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de rétro-planning sur lequel vous pourrez vous baser.
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1
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Rédaction du cahier des charges / choix des dates |
J-90 |
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2
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Demande de devis (lieux, activités) |
J-90 |
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3
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Réservation ferme du lieu |
J-60 |
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4
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Rédaction du pré-programme / contenu / emploi du temps |
J-45 |
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5
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Définition et recherche des intervenants (experts, animateurs, documentation) |
J-45 |
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6
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Outils de communication (affiches, invitations) |
J-45 |
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7
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Création du fichier invitation / Validation des listes |
J-45 |
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8
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Envoi des invitations / convocations |
J-30 |
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9
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Recueil des inscriptions / relance |
J-20 |
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10
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Envoi du planning aux participants + l’accès au lieu |
J-20 |
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11
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Confirmation auprès des intervenants |
J-20 |
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12
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Envoi de la rooming list + choix des menus + horaires |
J-15 |
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13
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Envoi des documentations + cadeaux sur les lieux |
J-8 |
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14
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Arrivée sur place : contrôle de la signalétique et de la logistique |
J-1 |
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15
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Point avec les prestataires |
J-1 |
Si vous avez, vous aussi vos astuces pour gérer le planning de votre séminaire et son organisation, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.
best western | budget | organisation | prestation | séminaire | solution
Après avoir vu comment bien choisir sa prestation, il est primordial d’élaborer correctement son budget et de penser aux petits détails qui font du bien au porte-monnaie.
Vous trouverez ci-dessous une liste de points essentiels pour que votre séminaire se déroule de manière idéale, et pour éviter de dépenser inutilement, pour cela un seul conseil : Anticipez les moindre détails!!
Définissez donc à l’avance :
- L’hébergement / Le lieu où vous souhaitez vous rendre
- La restauration
- Les activités (Sport, spectacles et animations )
- Le transport / transfert des participants
- Les cadeaux pour les participants
Dans tous les cas, prévoyez toujours une marge pour les frais supplémentaires sur place. N’oubliez pas non plus les frais additionnels ou détails qui peuvent être oubliés:
- La sécurité (gardien, vigile)
- La souscription d’une assurance
- Les droits réservés à la Sacem en cas de soirée dansante
- Le matériel (sonorisation, présentoirs…)
- Allez vous sous-traiter en partie (traiteur, activité, musique) ou dans l’intégralité (agence événementielle)
Notez que certains hôtels ont un service commercial qui peut prendre en charge une grande partie de l’organisation et ainsi vous permettre un gain de temps et d’argent.N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !
organisation | prestation | séminaire | solution
La rubrique boîte à outils vous donnera régulièrement des conseils et outils pour organiser de manière simple et efficace votre séminaire ou réunion.
Avant même de commencer l’organisation d’un séminaire, il convient de décider le type d’événement que vous souhaitez organiser, pour bien choisir sa prestation. Voici liste de questions à se poser dès que votre décision est prise :
- Combien de personnes participeront au séminaire ?
- Quel sera le public du séminaire (clients / fournisseurs / grands comptes / prospects)
- Souhaiter vous convier la presse ?
- Quelle sera la moyenne d’âge des participants ?
- Combien d’hommes et de femmes seront présents ?
- Quel est le statut (cadres, employés) des participants ?
- Quel est l’objectif de votre séminaire ?
- Récompenser / Stimuler / Féderer vos équipes
- Faire connaître un produit (à des clients ou des prospects)
- Informer / Former (colloque, congrès)
- Travailler (avancer sur un projet, élaborer une stratégie)
Ces premières questions vous permettront de choisir le type d’événement à organiser (journée d’étude, petit déjeuner, congrès, séminaire incentive) que nous détaillerons dans un prochain article de ce blog !
Surtout, n’oubliez jamais que cerner au mieux les attentes, les goûts, et les habitudes de travail de vos participants permet de simplifier le choix des prestations , et de maximiser les chances de succès de votre séminaire !
