Dans la boite à outils aujourd’hui, une astuce que l’on ne peut pas néglier pour organiser son séminaire en temps et en heure, sans rien oublier: le rétro-planning.
Pensez à vous fixer une date butoir pour chaque étape de l’organisation de votre séminaire, ce qui vous permettra de gérer votre temps de manière efficace.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de rétro-planning sur lequel vous pourrez vous baser.
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1 |
Rédaction du cahier des charges / choix des dates | J-90 |
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2 |
Demande de devis (lieux, activités) | J-90 |
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3 |
Réservation ferme du lieu | J-60 |
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4 |
Rédaction du pré-programme / contenu / emploi du temps | J-45 |
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5 |
Définition et recherche des intervenants (experts, animateurs, documentation) | J-45 |
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6 |
Outils de communication (affiches, invitations) | J-45 |
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7 |
Création du fichier invitation / Validation des listes | J-45 |
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8 |
Envoi des invitations / convocations | J-30 |
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9 |
Recueil des inscriptions / relance | J-20 |
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10 |
Envoi du planning aux participants + l’accès au lieu | J-20 |
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11 |
Confirmation auprès des intervenants | J-20 |
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12 |
Envoi de la rooming list + choix des menus + horaires | J-15 |
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13 |
Envoi des documentations + cadeaux sur les lieux | J-8 |
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14 |
Arrivée sur place : contrôle de la signalétique et de la logistique | J-1 |
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15 |
Point avec les prestataires | J-1 |
Si vous avez, vous aussi vos astuces pour gérer le planning de votre séminaire et son organisation, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.
